주니어들을 위한 효과적인 업무 커뮤니케이션 방법

자신감 있게 표현할 수 있는 업무 커뮤니케이션 스킬
Feb 07, 2024
주니어들을 위한 효과적인 업무 커뮤니케이션 방법
내부 팀미팅이나 팀원들 간의 업무 관련 소통에서 제가 자꾸 겉돌게 되는 것 같아요. 업무 커뮤니케이션 태도에 대해 몇 차례 지적을 당하다 보니 심리적으로 위축되면서 더 악순환에 빠지게 됩니다. by 콘텐츠 스타트업 1년 차 강 xx 님
업무에 본격적으로 적응하기 시작한 직장인 1년 차가 되면서 주니어 분들의 고민은 시작됩니다. 개인적으로 진행해 왔던 업무들 외에 팀원 및 팀장님들과 업무 접점이 많아지면서 업무 커뮤니케이션의 빈도가 높아지는 시점이기도 하죠. 맡고 있는 개인 업무 외에 전체 프로젝트의 진행을 위한 팀 업무가 할당된 이후, 다른 팀원이나 팀장 님의 눈치를 보는 일들이 잦아졌다고 주니어 분들은 토로합니다. 그 원인이 뭘까요?

업무 커뮤니케이션의 종류

먼저 직장에서 우리가 대면하게 되는 커뮤니케이션에는 어떤 유형이 있을지 살펴보도록 하겠습니다.
  • 팀 미팅
  • 팀 프로젝트 관련한 각자의 업무 진행 상황 공유
  • 외부 개인/업체와의 정보 전달 및 수신
  • 타 팀과의 협업
  • 개인 업무 관련 보고 및 협업 업무 관련한 팀원/팀장 피드백
개인 업무에 대한 팀원 및 팀장의 피드백, 정기적으로 갖게 되는 팀미팅을 비롯해서 다 함께 관여하고 있는 팀 프로젝트 관련한 업무와 타 팀과의 협업 등 우리가 업무적으로 소통해야 하는 범위는 이렇게 다양합니다. 실제로 일하는 시간을 제외한 나머지 시간 대부분이 커뮤니케이션에 할당된 시간일 정도로 우리는 업무를 넘어 다양한 형태와 방식으로 쌍방향 커뮤니케이션을 진행하죠. 개인 업무에 아무리 뛰어난 역량을 발휘할지라도, 그것을 전달하는 과정에서의 커뮤니케이션에 어려움이 있다면 성장하기 힘듭니다. 업무를 수행하는 역량과 별개로 커뮤니케이션 스킬을 기르고 개발해야 하는 이유이기도 하죠. 그렇다면 팀 내 협업을 비롯해서 다양한 외부 협업에서 주니어 분들이 저지르기 쉬운 실수나 오류들이 무엇일까요?

주니어들이 저지르기 쉬운 업무 커뮤니케이션 사례

“그러니까 이게 어떻게 된 거냐면요,”

근무 시간은 사실 주어진 업무에만 몰입하기에도 부족한 시간이죠. 그러나 맡은 업무 외에도 우린 너무나 많은 내/외부 미팅에 시간을 할애해야 합니다. 예상치 못한 일들이 발생하기도 하고, 고객 혹은 다른 팀원의 급작스러운 업무 요청에 대응해야 하기도 합니다. 그런 상황에서 누군가에게 현황에 대한 공유나 보고를 해야 할 경우, 많은 주니어 분들이 일의 결과 전달보단 과정의 설명에 주안점을 두고 이야기하는 경향이 있습니다. 그러나 이는 듣는 이로 하여금 빠른 시간 안에 핵심을 파악하기 어렵게 만듭니다.

“그 근거나 기한까진 고려하지 못했습니다.”

커뮤니케이션 과정에서 무언가 보고하거나 의견을 제시할 때 꼭 그 근거가 되는 정량적 지표나 기한을 제시하지 못하는 경우가 있습니다. 단순히 ‘누군가의 견해’를 차용하거나, ‘일반적으로 그렇게 해왔다’는 태도, 그리고 명확한 기한을 제시하지 못한 상태에서의 커뮤니케이션은, 오히려 두 번 세 번 반문하거나 확인하는 불필요한 시간만 더할 뿐이죠.

“제가 팀에 아직 공유를 못했습니다.”

외부로부터 새로운 정보들이 들어오거나, 팀 내부에서 기존의 정보들이 업데이트될 때 주니어들은 팀 전체에 알리지 않고 그 사실을 본인만 숙지하는 경향이 있습니다. 함께 협업해서 일을 하는 회사의 특성상, 새로운 정보들은 신속하고 정확하게 팀 내부에 공유되어야 합니다. ‘조금 있다가 업데이트해야지 ‘라고 미뤄둔 찰나의 생각은 쏟아지는 다른 업무들로 잊히기 쉽습니다.

“혹시 괜찮으시다면 지금 미팅 가능하실까요?”

의논하고 싶은 업무가 있거나, 빠른 피드백을 요청해야 하는 등의 업무가 있을 수 있습니다. 그러나 이 경우에도 팀원을 최대한 배려한 방식을 먼저 고민해야 합니다. 배경이나 맥락 설명 없이 서둘러 미팅을 요청한다거나, 메신저를 통해 답변을 요구하는 건 올바른 커뮤니케이션 태도와는 거리가 멀죠. 한두 번은 호의로 응해주었던 사람들도 이런 요청이 반복된다면 함께 협업을 꺼리게 될 수밖에 없습니다.

효과적인 커뮤니케이션을 위해 미리 점검해야 할 요소

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결과와 핵심부터 말하기

바삐 돌아가는 각자의 근무시간에서 신속하고 정확하게 커뮤니케이션하기 위해서는 결과와 핵심 먼저 말하는 습관이 중요합니다. 듣는 상대방 입장에서도 결과를 먼저 알아야 과정에 대한 파악 및 후속 대응에 대한 피드백 역시 더 용이하죠. 때문에 무언갈 보고하거나 공유하기에 앞서 전달하는 내용의 순서를 점검해 보시길 바랍니다. 한 끗차이로 듣는 이를 배려한 커뮤니케이션 스킬을 쌓아나갈 수 있습니다.

정량적인 지표로, 역할과 납기까지 한 번에 요약해서 전달하기

업무 커뮤니케이션에서 가장 중요한 요소 중 하나는 바로 명확한 근거와 일정입니다. 사실을 이야기한다면 그 사실은 어디에 기반하고 있는 건지, 의견이나 주장을 내세운다면 그것들 역시 어떤 지표와 수치를 근거로 하고 있는지, 가장 기본적인 팩트 체크 요소이기도 합니다. 조직이나 팀 내부의 의사 결정은 단순히 취향이나 기호로 판단해선 안되며 명확한 근거에 기반한 합리적인 과정을 필요로 합니다. 때문에 어떤 지표를 참고했는지, 그 안에서 어떤 역할을 담당할지, 언제까지 완료할 수 있을지 등의 정보는 업무 커뮤니케이션에서 꼭 포함되어야 합니다.

새로운 정보는 신속 정확하게 팀 전체에 공유하기

업무를 하면서 내외부로부터 새로운 정보가 팀 내로 계속 전달됩니다. 때문에 새로운 정보를 인지하게 되는 당사자는 신속 정확하게 팀 내부에 정보를 공유하는 한편 그것과 가장 밀접하게 연계된 팀원에게도 전달해야 합니다. 정보를 적시에 공유함으로써 팀원들은 업무에 대한 명확한 이해를 가지고 협력할 수 있습니다. 정보가 제때 공유되지 않으면, 업무에서 오해가 발생하거나 중요한 세부 사항이 누락될 수 있죠. 이와 반대로 신속하고 정확한 정보 공유는 업무 처리 속도를 높이고, 중복 작업을 줄일 수 있습니다. 이러한 이유들로, 팀 내에서의 신속하고 정확한 정보 공유는 업무 효율성을 높이고, 팀워크를 강화하며, 전반적인 조직의 성과에 긍정적인 영향을 미칩니다.

사실을 먼저 명확히 전달한 뒤 의견을 전달하기

커뮤니케이션의 내용은 크게 사실과 의견으로 구분할 수 있습니다. 의견은 자신이 가지고 있는 생각과 이야기이도 하죠. 그러나 커뮤니케이션 과정에서 이 사실과 의견을 구분하지 않고 발화하는 경우가 있습니다. 이는 듣는 이에게 오해와 혼란을 더할 수 있습니다. 때문에 업무 커뮤니케이션에서 사실을 우선 제시함으로써 팀원들이 객관적이고 논리적인 맥락에서 의사결정을 할 수 있도록 해야 합니다. 예를 들어 마케팅 팀이 새로운 광고 캠페인의 성과를 평가할 때, 먼저 캠페인의 도달 범위, 클릭률, 전환율 등의 실제 성과 지표를 제시한 후, 그에 대한 평가와 개선 방향에 대한 의견을 나누는 것이 바람직합니다. 이러한 태도와 자세는, 발화 당사자로부터 비롯되는 커뮤니케이션의 신뢰성을 높이고, 팀원들 사이에서 신뢰를 구축하는 데도 도움이 됩니다.

전달하고자 하는 메시지의 경중을 고려해서 적합한 커뮤니케이션 방식 찾기

업무 커뮤니케이션에서 메시지의 중요도는 핵심적인 요소 중 하나입니다. 따라서 각 커뮤니케이션 내 메시지의 중요성과 긴급성에 따라 적절한 커뮤니케이션 방법을 선택하는 것은 효율적인 의사소통을 위해 필수적입니다. 예를 들어, 긴급하고 중대한 사안(예: 중요한 프로젝트의 지연)은 직접 대면 회의나 유선 통화를 통해 신속하게 처리하는 것이 바람직합니다. 반면, 일상적인 업데이트나 덜 긴급한 정보는 이메일이나 팀 내부 공유 툴로 공유할 수 있겠죠.
복잡하고 세부적인 정보를 전달해야 할 때는 상호 간의 미팅 조율에 앞서 문서화된 형태의 선공유가 효과적일 수 있습니다. 감정이나 태도가 중요한 메시지는 메신저나 메일이 아닌, 대면 커뮤니케이션을 통해 전달하는 것이 좋습니다. 팀 전체에게 영향을 미치는 중요한 공지사항은 전체 회의나 그룹 이메일을 통해 전달하는 것이 좋습니다. 이렇게 메시지의 중요성과 긴급성을 고려하여 적절한 커뮤니케이션 방식을 선택하면, 업무 커뮤니케이션의 효과성을 높이고, 팀 내 협력과 업무 진행을 원활하게 할 수 있습니다.
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기업에서 우리의 일 대부분은 상호 간에 연결이 되어 있기 때문에 효과적인 업무 커뮤니케이션 스킬은 필수입니다. 개인의 성장은 물론이거니와 팀 전체의 목표 달성과 직결될 수 있다는 점에서 스스로의 업무 커뮤니케이션을 지속적으로 점검하고 개선해 나가야 합니다. 그런 의미에서 오늘 소개해 드린 효과적인 업무 커뮤니케이션을 위한 점검 사항을 스스로에게 반영해 나가면서 더 좋은 방법을 고민한다면 ‘함께 일하고 싶은 팀원’이 될 수 있지 않을까요?
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