데일리스크럼에 ‘투두리스트’가 필요한 이유

효과적인 데일리스크럼 문화를 위한 투두리스트 활용법
Mar 15, 2024
데일리스크럼에 ‘투두리스트’가 필요한 이유
요즘들어 많은 기업과 조직에서 데일리스크럼을 진행하고 있습니다. 당초 데일리스크럼은 당초 에자일 문화를 기반으로 한 방법론으로부터 출발했지만 이제는 에자일 문화를 채택하지 않는 기업들에서도 데일리스크럼을 진행하고 있습니다. 가장 큰 이유는 활발한 소통을 통한 팀과 조직내 동기화가 극대화된다는 점이며, 이를 통해 팀 공동의 목표 역시 효과적으로 달성할 수 있는 수단이 되기 때문입니다. 물론 그간 강조해온대로 데일리스크럼 문화의 정착을 위해선 기능적이고 기술적인 수단에 앞서 편안하고 자유롭게 의견을 개진하는 분위기가 중요하죠. 그러나 보다 효과적인 데일리 스크럼을 위해 팀원 개개인이 개별적으로, 그리고 팀 전체가 함께 수행해야 하는 것들이 있습니다. ‘투두리스트’의 적극적 활용을 통한 업무 관리가 바로 그것이죠. 언뜻 보면 거리가 있다고 느껴질 ‘투두리스트’와 ‘데일리스크럼’과의 상관관계에 대해 면밀히 살펴보는 한편, 이를 통해 개인과 팀 모두에게 ’투두리스트‘가 얼마나 중요한지 알려드리도록 하겠습니다.
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개인 각자에게 투두리스트가 중요한 이유

먼저 투두리스트는 개인의 생산성을 극대화할 수 있는 수단입니다. 단순히 할 일을 나열하는 것을 넘어, 생산성 프로세스를 이해하기 쉽게 단순 시각화한 계획법이기도 하죠. 애자일 방법론에 자주 사용되는 업무 방식인 ‘칸반’ 역시 투두리스트의 개념 중 시각화에 초점을 맞춰 기능을 극대화한 것이기도 합니다. 그렇다면 투두리스트는 대체 어떤 면에서 개인에게 효과적이라고 할 수 있을까요?

1. 가장 중요한 작업을 정리하는 데 도움이 됩니다

투두리스트 작성을 통해 업무의 우선순위를 파악함은 물론 효율적으로 일하면서 동시에 하루를 최대한 활용할 수 있게 됩니다. 업무의 효율은 작업의 우선순위를 효과적으로 지정하는 데에서 출발하기 때문입니다. 물론, 매일 해야 할 일을 목록으로 작성하는 것은 좋은 습관입니다. 하지만 마감일과 작업 항목이 포함된 우선순위 목록으로 바꾸면 좀 더 나아질 수 있습니다.
단순히 해야 할 일들의 리스트를 위계와 우선순위 없이 쌓으면서 목록을 만드는 것은 그 자체로는 비생산적일 수 있습니다. 게다가 하루에도 쳐내야 하는 여러가지 일들이 다양한 경로에서 날아오는 경우가 허다합니다. 같은 팀 내 동료로부터, 혹은 함께 협업하고 있는 타팀으로부터, 아니면 갑자기 발생한 특정 이슈에 대해 즉각적으로 반응해야 할 때가 있습니다. 무턱대고 들어온 일들을 나열하는 것은 가장 피해야 할 태도입니다. 방대한 목록을 바탕으로 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 업무의 우선순위를 조망할 수 없기 때문이죠. 때문에 작업 우선 순위를 지정하는 규칙이나 체계를 명확히 설정하는 건, 빠르고 효과적인 업무를 위해 필수이며 이를 통해 프로젝트 전반을 조망하는 전체적인 시야 또한 가능해지죠.

2. 집중력을 유지할 수 있게 해줍니다

우선순위 목록은 현재 가장 중요하고 긴급한 작업에 집중하는 데 도움이 됩니다. 이는 해당 작업이 최선을 다해 완료되도록 모든 노력이 집중된다는 것을 의미합니다. 이렇게 하면 주의가 산만해질 위험이 줄어들고 그날 달성해야 할 일에 계속 집중할 수 있습니다. 또한 개인에게 맡겨진 업무들의 경중과 완수해야 하는 일정은 모두 동일하지 않죠. 각각의 업무마다 쳐내야 하는 데드라인이 다르고, 또 중요도 역시 각기 다릅니다. 때문에 일의 우선순위를 설정하지 않는다면 중요도가 낮은 일에 과대한 노력을 투여할 수 있는 가능성이 있습니다. 하루 중 우리가 낼 수 있는 집중력은 한계가 있기 때문에 중요도가 높은 일에 가장 많은 집중력을 들여야 합니다.
결국 일을 완수한다는 측면에서 가장 중요한 작업의 우선순위를 정하는 것이 전반적인 생산성을 향상할 수 있음을 의미합니다. 10개의 작은 작업을 완료하는 것이 하나의 매우 중요한 작업을 완료하는 것과 동일하지 않듯, 우리의 집중력은 매우 중요한 업무에 대부분 쓰여야 합니다.

3. 협업의 효율을 높입니다.

모든 일을 스스로 하는 것은 지속 가능한 전략이 아닙니다. 규모가 커지고 더 많은 작업과 책임을 맡게 되면 곧 작업을 위임해야 하는 것이 불가피해집니다. 가장 성공적인 리더는 다른 사람의 장점을 최대한 이끌어내는 방법을 배우는 사람입니다. 모든 것을 스스로 하고 싶은 충동이 있을 수도 있지만, 시간이 지나면 그에 따른 기회 비용이 발생하죠. 투두리스트를 효과적으로 설계하다보면 하루에 해낼 수 있는 업무의 총량이 그려질 수 있습니다. 개개인의 투두리스트가 팀 내에서 명확히 공유가 된다면 리더는 이를 통해 업무의 우선순위를 파악할 수 있고, 이를 통해 각 우선순위별 작업들을 팀 내 구성원들에게 적절히 위임하고 안배할 수 있습니다. 결과적으로 조직의 리소스를 가장 높은 우선순위에 집중시킬 수 있게 되죠. 이를 통해 팀의 리소스를 극대화하여 사용할 수 있으며, 결국 팀이 목표한 바를 달성할 확률 역시 비약적으로 높아집니다.

데일리스크럼과 투두리스트 사이에 어떤 연관과 시너지가 있나요

그렇다면 데일리스크럼과 투두리스트의 효용 사이엔 어떤 시너지가 있을까요?
데일리 스크럼은 짧고 집중적인 회의로, 각 팀원이 그날의 목표와 직면한 장애물을 공유합니다. 이러한 일일 체크인은 팀의 목표와 우선순위를 재조정하고, 문제를 신속하게 해결하는 데 도움을 줍니다. 데일리 스크럼은 투명성을 높이고, 책임감을 강화하며, 팀원 간의 신뢰를 구축하는 데 필수적이죠. 또한 투두 리스트는 개인의 생산성을 극대화하는 강력한 도구입니다. 명확하게 정의된 작업 목록은 집중력을 향상시키고, 우선순위 설정을 용이하게 하며, 작업 완료의 만족감을 제공하죠. 복잡한 프로젝트를 관리하기 위한 기본적이면서도 효과적인 방법입니다.
데일리 스크럼과 투두 리스트는 팀의 효율성과 개인의 생산성을 동시에 증진시킨다는 점에서 팀과 개인 모두에게 큰 시너지를 일으킵니다. 각 팀원이 개인적인 우선순위를 팀의 목표와 조화롭게 맞추도록 돕습니다. 데일리 스크럼에서 공유된 정보를 통해 팀원 각자의 투두 리스트를 최신 정보로 동기화할 수 있으며, 이를 통해 불필요한 업무를 수행하지 않도록 방지합니다. 이는 다시 팀의 전체적인 성과에 긍정적인 영향을 미칩니다. 그렇다면, 데일리 스크럼과 투두 리스트의 동기화가 이루어질 경우, 기업과 조직 전체가 얻을 수 있는 이점을 한번 살펴보도록 하죠.

전사의 큰 흐름을 한눈에 파악할 수 있습니다

조직의 목표를 이루고자 할 때 대표, 팀장 뿐 아니라 팀원 전체가 목표를 인지하고 공감할 수 있어야 합니다. 우리가 어떠한 문제점이나 해야 할 업무에 대해서 명확히 규정하고 시각화할수록, 그 일을 해내고 피드백하고 커뮤니케이션 하는 일은 더욱 쉬워질 수 있습니다. 데일리스크럼과 투두리스트의 동기화가 바로 이 역할을 해줍니다.
대부분의 협업툴은 PM, 디자이너, 마케터 등 프로젝트 위주로 일을 하는 분들에게 맞추어 만들어져 있었습니다. 그러나 투두리스트를 통한 업무 관리의 경우, 채용 담당자나 운영 담당자와 같이 프로젝트성 업무보다 소소한 업무가 많이 발생하는 직군도 누구나 사용할 수 있습니다. 또한 팀장급이 아니면 옆 부서에서 정확히 어떤 일을 진행하고 있는지 알기가 어렵죠. 그러나 팀 전체가 사용하는 투두리스트를 통해 전 직군이 자신의 오늘 할일을 공유할 수 있습니다. 덕분에 자신의 업무를 보다 큰 그림에서 확인할 수 있죠. 전사의 목표를 모든 팀원이 아는 One Team, Won Team이 되는 것이죠.

리더부터 주니어까지 간편하게 사용할 수 있습니다

모든 걸 혼자 해낼 수 있고 해내고 싶으실 수도 있지만, 결국 훌륭한 리더는 우선순위를 구분할 줄 알아야 하고 그에 따라 선택과 집중을 할 줄 알아야 합니다. 팀원의 리소스 현황과 강점을 파악하고, 한 프로젝트에 어떤 업무들이 필요한지 명확히 할 수 있죠. 호이를 사용하면 업무를 위임한 뒤에도 팀원들이 퍼포먼스를 잘 내고 있는지, 문제를 어떻게 해결하고 있는지 손쉽게 트래킹할 수 있습니다.
실무경험이 적은 주니어들에게도 마찬가지입니다. 경험이 부족한데다가 계속해서 쏟아지는 업무들로 인해 당초 세워둔 업무 계획이 매번 틀어져 고생하는 주니어들에게도 무척 용이합니다. 투두리스트의 작성을 통해 우선순위를 조정하는 훈련을 할 수 있을 뿐더러 그것을 조망하는 팀 리더를 통해 실수를 미연에 방지하고 계속해서 업무의 우선순위를 조정하게 됩니다. 투두리스트를 작성하고 함께 체크하는 과정에서 일을 놓치지 않고 챙기면서, 동시에 업무의 우선순위를 파악하는 방법을 익혀나갈 수 있죠.
또한 많은 협업 툴은 적응하는 데 일정 시간이 필요합니다. 반면 투두리스트는 누구에게나 익숙한 도구이기 때문에 공유용 투두리스트 툴 역시 별다른 온보딩 없이 조직 누구나 쉽게 쓸 수 있습니다. 신규 팀원의 팀 온보딩에도 도움을 주는 툴이기도 합니다.

팀의 월간 목표 달성에 효과적입니다

목표를 설정하고 진행 상황을 추적하는 과정에서 팀원들의 참여도와 관심이 필요합니다. 목표 수립부터 완료 후 회고까지 전 과정을 효과적으로 참여시킬 수 있어야 월간 계획을 성공적으로 달성할 수 있죠. 팀원들이 지금 무엇을 하고 있는지 관리자가 확인하고, 팀원들은 이에 대해 즉각적으로 피드백 받을 수 있어야 월간 계획을 달성할 수 있습니다.
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투두리스트는 많은 사람들이 사용하는 가장 단순한 작업 관리 도구 중 하나이지만, 정작 제대로 사용하는 사람은 그렇게 많지 않습니다. 그러나 잘 짜여진 투두리스트 규칙과 이를 기반으로 한 업무 루틴만으로도 소통의 오류, 불필요한 업무를 위한 노력들을 미연에 방지할 수 있습니다. 이는 개인의 업무 효율성은 물론 팀 전체의 생산성을 향상시키는 결과로 이어지죠. 물론 그것을 위해선 투두리스트를 어떤 기준과 근거로 짜야하는지에 대한 명확한 가이드가 필요합니다. 아래 사소한 지침들을 지킨다면 투두리스트 규칙만으로도 업무 효율을 높일 수 있습니다.

효과적인 투두리스트 작성 및 관리법

우선순위를 매기세요

팀 내 기준 혹은 자신만의 우선순위 원칙을 만들어서 중요한 일이 무엇인지 파악하세요.

우선순위별로 배치하세요

우선순위가 높은 업무는 가능하면 오전 첫 업무로 배치하세요. 더해서 어떤 시간대에 내 집중도가 높은지 체크해서 해당 골드타임에 맞는 중요 업무를 배치시키실 수 있습니다.

현재 업무 상태를 표기하세요

다음에 할 목록, 진행 중인 목록, 완료된 목록, 아직 구분되지 않은 목록 등 작업 라벨링을 해주시면 실질적으로 해야 하는 일과 현재 과부하 상태 여부를 객관적으로 판단할 수 있으실 거에요.

To Do List에 대한 피드백을 해 주세요

고착화되어 있던 자신의 업무 관리 시스템을 바꾸는 건 쉬운 일이 아니기 때문에 초반 피드백을 통해 본 시스템에 적응해 가시는 걸 추천드립니다.

팀원 각자의 투두리스트를 팀 내에 공유하세요

이처럼 데일리 스크럼과 투두 리스트를 통합하는 것은 팀의 생산성과 개인의 업무 효율성을 높이는 강력한 전략입니다. 이 두 도구는 서로를 보완하며, 팀과 개인이 목표를 달성하기 위해 필요한 조율과 집중을 제공합니다. 이러한 접근 방식은 복잡한 업무 환경에서도 성공적인 결과를 가져올 수 있으며, 모든 전문 분야에서 적용할 수 있는 유연성을 갖추고 있습니다. 더 나아가 팀원 개개인의 투두리스트를 함께 공유하는 툴을 전사적으로 활용한다면, 팀원과 리더 모두 실시간으로 업무의 동기화를 꾀할 수 있습니다.
팀과 개인 모두가 이러한 통합 전략을 채택하여 업무 관리 방식을 개선한다면, 더 높은 생산성, 향상된 협력, 그리고 더욱 만족스러운 업무 환경을 경험할 수 있을 것입니다. 이는 단순한 업무 수행 방식을 넘어, 팀워크와 개인 성장을 위한 지속적인 발전 과정이기도 하죠. 지금 바로 자신만의 투두리스트를 작성해 보시고, 그것을 팀원과 리더 모두에게 공유해 보시는 건 어떨까요.
 
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